西安西科资产经营管理有限公司会计档案管理实施细则

发布日期:2021-10-27    浏览次数:

第一章  总则

第一条 为了加强对会计档案的规范化管理,有效地保护和利用档案,根据《中华人民共和国档案法》、《会计档案管理办法》以及《西安科技大学会计档案管理办法》,结合西安西科资产经营有限责任公司(以下简称“资产管理公司”)的工作实际,确定本细则。

第二条 本细则所称的会计档案是指公司会计工作活动中形成凭证、账簿和报表等会计及相关档案,是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。

第三条 公司应加强对会计档案的管理工作,保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅、严防损毁、散失和泄密。

第二章  会计档案的归档范围和保管期限

第四条 以下资料均属于会计档案的归档范围,应纳入会计档案管理,其具体范围和保管期限见下表:

会计档案归档范围及保管期限明细表

序号

档案名称

保管期限

备注

会计凭证类

1

原始凭证

30年

2

记账凭证

30年

会计账簿类

3

总账

30年

4

明细账

30年

5

日记账

30年

6

其他辅助性帐簿

30年

7

固定资产卡片

5年

固定资产报废后保管

财务报告类

8

月、季度、半年度

财务报告

10年

9

年度财务报告

永久

其他类

10

银行余额调节表

10年

11

银行对账单

10年

12

纳税申报表

10年

13

会计档案移交清册

30年

14

会计档案销毁清册

永久

第三章  会计档案的收集、整理和立卷归档

第五条 资产管理公司形成的各种会计档案在会计年度终了,由财务部按照会计档案的归档要求整理立卷、装订成册。移交会计档案管理人员保管时应编制案卷目录和移交清册一式两份,(移交清册应由双方签字),一份留存查阅,另一份随同会计档案统一管理,以确保档案的完整与安全。

第六条 会计档案按照年度——名称分类法,结合保管期限进行系统排序编号,即把一个会计年度内形成的会计档案,按照会计凭证、会计账簿、财务报告、其他四大类分类,在类别下按保管期限由高到低依次排列编号。

第七条 会计档案的立卷原则是根据其形成的规律,原则上保持原卷册的封装,如确实不符合装订要求,应由会计档案管理人员与移交方协商后拆卷重组。财务报告根据当年财务工作需要按年报、季报、月报分别组卷;账簿按原册(本)组卷;记账凭证按年、月顺序排列组卷。

第八条 所有档案装订前都要去掉金属物和空白页,对大小规格不一的凭证、账簿报表要采编、裱糊、折叠整齐,遇有破损、缺页要进行修补、装订要牢固美观。

第九条 会计档案的装订要求如下:

(一)会计凭证的装订要求厚度不得超过3公分,要求使用统一的凭证皮,装订位置在凭证的左上角,两孔间呈平行,间距为3公分,上边距1.5公分,左边距1公分。

如图:

(二)会计账簿装订厚度不得超过3公分,规格为A4纸卷皮,要求使用统一的账簿皮,装订位置在账簿皮的左侧,胶封装订。

如图:

(三)会计报表装订标准:规格为A4纸,装订厚度不得超过3公分,要求使用统一的账簿皮,装订位置在账簿皮的左侧,成三孔式。

第四章  会计档案的保管和利用

第十条 出纳人员不得兼管会计档案。当年形成的会计档案,在会计年度终了后,可暂由财务部保管一年,期满后移交会计档案室,由会计档案管理员对会计档案进行集中统一管理。

第十一条 各单位保存的会计档案不得借出,不得携带出境。因内部业务需要,经财务部负责人批准,可提供查阅或者复制;因外部特殊需要,经公司负责人批准,方可提供查阅或复制,并办理登记手续。查阅或者复制会计档案的人员,严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。

第十二条 本细则规定的会计档案保管期限为最低保管期限,各类会计档案的保管原则上应当按照本办法所列期限执行。

第五章  会计档案的鉴定和销毁

第十三条 会计档案的鉴定和销毁,依照《西安科技大学会计档案管理办法》中的相关规定执行。

第十四条 对经鉴定按照保管期限应予以销毁的会计档案,但具有法律效力及利用价值和尚未结清债权债务的原始凭证,涉及对外投资、产权转让的收支凭证、落实政策、处理遗留问题的支付凭证不得销毁,纸质会计档案应当单独抽出立卷,电子会计档案单独转存,保管到未了事项完结时为止。

第六章  附则

第十五条 本细则适用于资产管理公司及所属企业。

第十六条 本细则自发布之日起执行。由资产管理公司负责解释。

附表:会计档案移交清单

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